I 2010 gjekk Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Volda og Ørsta saman om forprosjektet «Gerica drift og utvikling», som omhandla felles drift og samordning med tanke på elektronisk samhandling, døgndrift og beredskap. Eitt år seinare vart det gjort politiske vedtak om felles driftssenter, og prosjektleiar vart tilsett våren 2012. Dei første elektroniske meldingane gjekk gjennom systemet i desember 2012. Heile døgeret er meldingssystemet oppe, og respons på enkelte meldingar skal skje innan fire timar. I dag nyttar heimetenestene, institusjonane, fastlegane, Apotek 1 og sjukehusa i Helse Midt, i tillegg til Oslo universitetssjukehus, systemet. Målet for prosjektet har vore at bruk av e-meldingar skal verte fullt integrert i dagleg kommunikasjon av pasientopplysningar mellom kommunane sine helse- og omsorgstenester, fastlegar, sjukehus og andre aktørar i helse- og omsorgsarbeidet.

– Vi hadde aldri klar å gjennomføre dette utan at dei sju kommunane gjekk saman, og at vi hadde ein prosjektleiar og ressurspersonar lokalt, seier rådmann Wenche Solheim.

Betre informasjonsflyt

Før prosjektet tok til var det ingen kommunikasjon mellom systema internt eller med eksterne samarbeidspartar. Informasjonsflyten gjekk gjennom telefon, faks, munnlege beskjedar og postgang. Brev og faks måtte følgjast opp og informasjon vart forseinka til mottakar. All informasjon måtte manuelt oppdaterast i kvart enkelt fagsystem – på begge sider. Dette tok mykje tid, men kunne også føre til feil.

Gjennom det nye systemet er det raskare og korrekt informasjon i journal både på avsendar og mottakar si side. Dialogen mellom sjukehus og kommune omkring pasientar har blitt mykje betre, og alle partar har same informasjon i pasientjournal.

Gode erfaringar

I Ørsta er det Tildelingskontoret som følgjer opp meldingane på dagtid, og Korttidsavdelinga ved Ørstaheimen har kontroll på meldingane om kvelden, natta og i helgane. Dei enkelte einingane følgjer opp meldingar om sine pasientar i det daglege.

– Når alt fungerer så fungerer det veldig bra. Vi har fått ein gedigen skjerm der vi følgjer med på meldingane. Den har vi hatt litt trøbbel med, men totalen har blitt mykje betre. Vi har direkte kontakt med sjukehuset, og slepp å halde på med telefonane og skriv. Det er noko heilt anna, seier Dagrunn Marøy som er einingsleiar på Korttidsavdelinga.

– Det er sikker informasjon om pasientar og pasientbehandling, og vi tek i vare tryggleiken ved at det ikkje er papir som flyt og meldingane får vi her og no. Sjukehuset får tilbakemelding frå oss om pasientar som er innlagt som har tenester. Dei ser heilt konkret kva tenester pasientane har og kva medisinar dei får. Det er ikkje nokon stopp i pasientgangen mellom kommunen og sjukehuset. Det er mange gevinstar ved systemet, men den største gevinsten er for pasienten slik eg ser det. Dette tryggar oppfølginga av pasientgangen, seier sakshandsamar (einingsleiar) Wenche Flo ved Tildelingskontoret.

Arbeidet som er gjort på Søre Sunnmøre har blitt lagt merke til nasjonalt, og blitt trekt fram som eit godt eksempel av Helse Midt og Norsk Helsenett på korleis meldingsutvekslinga kan handterast.

Sparar mykje tid

I 2013 var talet på elektroniske meldingar i Ørsta 2.098, og dette talet steig til 4.721 i 2014. I første halvår i 2015 var talet 3.879 meldingar. Det har også blitt estimert kor mange årsverk som har blitt frigitt til andre oppgåver gjennom bruk av det nye systemet. For Ørsta er talet 1,98 årsverk, og totalt for dei sju kommunane er talet 12,6 årsverk. I gjennomsnitt vert det spart ca. 30 minutt per innkomande og utgåande melding samanlikna med tidlegare.

– Dette er eit arbeid som vi kan vere stolte av, seier Solheim.